Incorporación de Contratistas: Invitación y Gestión 🚀

¡Gestionar el cumplimiento de los contratistas puede ser abrumador: equilibrar hojas de cálculo, buscar certificados de seguro que faltan y coordinar la incorporación a través de hilos de correo electrónico. Parakeet Risk elimina este caos!

Ya sea que esté incorporando electricistas, operadores de maquinaria pesada o proveedores de servicios especializados, aprenderá a automatizar el seguimiento del cumplimiento, establecer requisitos específicos para cada rol y mantener visibilidad en tiempo real del estado de cada contratista.

1. Crear Tipos de Contratistas 🏗️

Como primer paso antes de enviar invitaciones, puede configurar sus tipos de contratistas.

Los tipos de contratistas le permiten personalizar los requisitos de incorporación según el rol o el servicio que cada contratista proporciona. Esto garantiza que recaude la información y la cobertura de seguro correcta para diferentes tipos de trabajo.

✅ Pasos para crear un Tipo de Contratista

1. Navegue al Módulo de Contactos en su panel de Parakeet

   
   

2. Seleccione Tipos de Contratistas del menú

   
   

3. Crear Nuevo Tipo de Contratista

   
   

4. Configure los siguientes ajustes:

   
   

   1. Nombre del tipo de contratista (por ejemplo, Electricista, Operador de Maquinaria Pesada, Conductor de Camión)

   2. Seleccione tipos de pólizas requeridas – Elija qué pólizas de seguro debe tener este tipo de contratista (por ejemplo, Responsabilidad Civil General, Compensación de Trabajadores)

   3. Elija los pasos de incorporación requeridos – Seleccione qué documentación y pasos de cumplimiento debe completar este tipo de contratista

Una vez configurado, todos los contratistas asignados a este tipo verán automáticamente solo los pasos relevantes que necesitan completar.

Pasos de incorporación disponibles

• Información de la empresa

• Detalles de pago y contabilidad

• Certificaciones de capacitación

• Verificación de credenciales e identificación

• Documentación del alcance del trabajo

• Envío de contrato

• Verificación de póliza de seguro (a través de la integración de Canopy Connect)

• Registro de seguridad y métricas

2. Invitar a Contratistas 📧

El proceso de invitación crea un portal de incorporación personalizado para cada contratista.

¿Cómo invitar a un Contratista?

Hay dos opciones: usar un enlace de invitación único o un enlace reutilizable asociado a un grupo específico de tipos de contratistas.

Opción 1: Definir un Tipo de Contratista

1. Ir a la sección de Verificación de COI

2. Encontrar el módulo de Contactos

3. Hacer clic en +Agregar Contratista

1. Ingrese la:

   
   

   • Nombre de la empresa

   • Nombre del contacto principal

   • Dirección de correo electrónico

     
     

2. Asígnelos al tipo de contratista apropiado

   
   

3. Establezca la fecha límite para completar la incorporación

   
   

4. Enviar Invitación

   
   

   
   

   
   

   *Si ya tiene un tipo de contratista configurado, puede elegir la opción más rápida y proceder directamente a la Opción 2. ⬇️

⚡️ Opción Rápida 2 ⚡️- Enviar el Enlace de Invitación

Puede copiar un enlace reutilizable para un tipo de contratista y compartirlo externamente.

1. Ir a la sección de Verificación de COI

2. Encontrar el módulo de Contactos

3. Hacer clic en el botón de Invitaciones

4. Elegir el Tipo de Contratista y copiar el enlace, y compartirlo con su contratista.

Del Lado de los Contratistas: ¿Qué experimentan?

Cuando los contratistas reciben su enlace de invitación, necesitarán registrarse y crear una cuenta en Parakeet Risk.

El siguiente paso es completar el proceso de incorporación. Tendrán que pasar por todos los pasos y enviar la finalización antes de la fecha límite.

Después, los contratistas pueden acceder a un portal simplificado donde pueden:

• Ver su estado de incorporación (enviado, pendiente de aprobación, aprobado)

• Subir documentos y credenciales requeridos

• Ingresar detalles de pago y bancarios (incluida la integración de Mastercard Open Banking)

• Presentar certificados de capacitación

• Conectar su póliza de seguro a través de Canopy Connect para la sincronización automática de datos

• Compartir su historial de seguridad y métricas de rendimiento

• Discutir los detalles del alcance del trabajo

• Subir y negociar contratos

• Chatear directamente con su equipo para preguntas

Toda la información que los contratistas envían aparece automáticamente en su panel de control de la empresa, creando un proceso colaborativo bidireccional.

Gestionar Contratistas Invitados: Seguimiento del Cumplimiento y Análisis

La vista de un fabricante incluye toda la Información del Contratista crucial, como pagos, capacitación y datos necesarios del contratista contratado.

Panel de Control del Contratista

Una vez que los contratistas comienzan la incorporación, puede rastrear su progreso en tiempo real:

• Ver el estado de finalización de cada paso de incorporación

• Ver cuánto tiempo han estado los contratistas en el proceso de incorporación

• Monitorear qué pasos están completados, pendientes o requieren atención

• Acceder al chat interno para comunicarse con su equipo sobre contratistas específicos

• Asignar contratistas a proyectos una vez aprobados

Análisis del Contratista

Rastree su rendimiento de incorporación con análisis integrados:

• Número total de contratistas activos

• Contratistas que comenzaron y detuvieron la incorporación

• Etapa actual en el proceso de incorporación de cada contratista

• Tiempo promedio para completar la incorporación

• Añadidos mensuales de contratistas

• Tasas de finalización paso a paso

Vista Detallada del Contratista

Para cada contratista, acceda a información completa, incluyendo:

• Toda la documentación y credenciales enviadas

• Historial de pagos

• Contratos y acuerdos

• Horas trabajadas

• Registros de seguridad y métricas de cumplimiento

• Asignaciones de proyectos

• Historial de comunicación

Puede actualizar la información del contratista directamente desde esta pantalla según sea necesario.

✨ Consejos Útiles ✨

1. Configure Tipos de Contratistas Primero 🧳

Antes de enviar invitaciones, cree todos los tipos de contratistas relevantes para su organización. Esto garantiza consistencia y ahorra tiempo.

2. Personalice los Requisitos por Nivel de Riesgo ⚙️

Los roles de alto riesgo (trabajar con maquinaria pesada, materiales peligrosos) deben tener requisitos de seguro y capacitación más estrictos que las posiciones de menor riesgo.

3. Use la Función de Chat 💬

¡Anime a los contratistas a usar el chat incorporado si tienen preguntas o desean actualizar su estado! Esto mantiene toda la comunicación transparente y documentada en un solo lugar.

4. Monitorear el Progreso Regularmente 📈

Revise su panel de análisis de contratistas semanalmente para identificar cuellos de botella en el proceso de incorporación y mejorar las tasas de finalización.

¿Listo para transformar la incorporación de sus contratistas de una carga administrativa que consume mucho tiempo a un proceso eficiente y transparente?

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